Noe av det jeg erfarer at mange sliter med er dette med lagring av ting på datamaskinen. Alternativet Lagre som er spesielt forvirrende, hvis man i det hele tatt vet om muligheten. Her går vi igjennom forskjellene, og har også noen tips til når du skal bruke Lagre, og når du skal bruke Lagre som.

Lagre og Lagre som

Det grunnleggende først: (For enkelhets skyld bruker jeg et Excel/Calc-dokument som eksempel her, men prinsippene gjelder for alle typer filer.)

Valget Lagre overskriver alltid den forrige lagrede versjonen av dokumentet.
Valget Lagre som spør deg alltid hvor du vil lagre dokumentet og hva du vil kalle det.
Er du blant de som trykker på Lagre-knappen i programmet du jobber i (I stedet for å klikke Fil->Lagre.) så vær klar over at dette alltid velger alternativet Lagre, aldri Lagre som.

Når skal du bruke Lagre, og når skal du bruke Lagre som?

For å forklare dette skal vi lagre en liten historie om en kar (La oss kalle ham Martin) som lagrer informasjonen om selvangivelsen på pc'en sin.

Mars 2007

Martin starter Excel/Calc og lager et nytt dokument hvor han legger inn informasjon om selvangivelsen sin. Når han er ferdig klikker han, siden det er et nytt dokument, på Lagre. I vinduet som popper opp bekrefter han at filen skal ligge i mappen Dokumenter. Han skriver også navnet han vil ha på filen, som er Selvangivelse-2007.xls. (Han skriver bare Selvangivelse-2007, punktumet og filtypen kommer av seg selv.)

Fem minutter senere har han gjort noen endringer i dokumentet. Nå er det også bare å klikke Lagre, ettersom han ønsker at den forrige versjonen skal overskrives. Denne gangen popper det ikke opp noe vindu som spør om navn og plassering.

Dagen etter må han gjøre ytterligere noen endringer, så han starter Excel/Calc igjen og åpner Selvangivelse-2007.xls på nytt. Også nå kan han klikke Lagre for å skrive over versjonen fra i går. Heller ikke nå popper det opp noe vindu som spør etter navn og plassering.

Mars 2008

Martin skal jobbe med selvangivelsen igjen! Han starter Excel/Calc, og henter deretter opp Selvangivelse-2007.xls, så han slipper å finne opp kruttet på nytt. Titter han øverst på skjermen ser han at det står Calc - Selvangivelse-2007.xls.

Utfordringen til Martin er at han vil bruke dokumentet fra i fjor som mal, men han vil ikke miste det han skrev da. Altså kan han ikke, etter å ha lagt inn informasjonen fra 2008, klikke Lagre, for da blir jo dokumentet overskrevet! Han velger derfor i stedet Lagre som. Nå popper det opp et vindu som gir deg mulighet til å velge navn og plassering. Calc foreslår at plasseringen skal være Dokumenter, og at navnet skal være Selvangivelse-2007.xls (Altså identisk med det du ville fått hvis du bare hadde klikket lagre), så han må endre et av disse alternativene.

Martin kan gjøre to ting. Han kan velge å beholde filnavnet, men lagre det (dokumentet) et annet sted, eller han kan lagre filen med et nytt navn. Martin er litt usikker på dette med mapper og hvordan man oppretter de, så han velger i stedet å gi den et nytt navn, og kaller filen for Selvangivelse-2008.xls. Etter å ha bekreftet valget han tok er han nå tilbake i selve dokumentet igjen. Kaster han et blikk opp på toppen av skjermen nå ser han at det står Calc - Selvangivelse-2008.xls. Altså jobber han ikke lenger i det dokumentet han åpnet først, som var Selvangivelse-2007.xls.

I mappen Dokumenter ligger det nå 2 filer, nemlig Selvangivelse-2007.xls og Selvangivelse-2008.xls.

Vedlegg og epost

Her er det også mange som sliter.

La oss si at Martin har mottatt en epost med et regneark i, som han skal sende videre til ligningskontoret. Han må bare gjøre noen endringer i det først. Hva er fremgangsmåten?

Den riktige måten å videresende et endret vedlegg

Martin mottar eposten med vedlegget og åpner vedlegget.
Martin velger Lagre som, gir dokumentet et navn og lagrer det et sted han finner det igjen senere.
Martin gjør de endringene han måtte før han kunne sende dokumentet videre og klikker Lagre.
Martin videresender eposten han mottok, men fjerner det opprinnelige vedlegget, og legger ved filen han ha lagret.

Den gale måten å videresende et endret vedlegg

Martin mottar eposten med vedlegget og åpner vedlegget.
Martin gjør de endringene han måtte før han kunne sende dokumentet videre og klikker Lagre.
Martin videresender deretter eposten han mottok

I det gale eksempelet vil ligningskontoret motta den opprinnelige, uendrede filen, mens Martins endringer er lagret i en fil som ligger så dypt inn i datasystemet ditt at han neppe finner den igjen noengang...

Excel og Calc er to programmer som gjør akkurat det samme. Forskjellen er at Excel er en del av den komersielle Office-pakken til Microsoft, mens Calc er en del av programpakken OpenOffice, som er gratis. Det samme gjelder Word/Writer og PowerPoint/Impress.

Klikker du Fil (Eller, hvis du har Office 2007, den store runde knappen øverst i venstre hjørne) i stedet for å klikke direkte på Lagre-knappen vil du i tillegg til Lagre også se alternativet Lagre som.